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关于陪同董事长外出参加会议、论坛以及宴请等注意事项的通知

2019-02-12 13:44:48 和粮农业 阅读

    和粮集团的各位中高层以及核心骨干:


    随着和粮品牌价值不断提升,社会影响力增强,作为一个公众性企业,和粮农业集团越来越得到政府、企业等各界的重视,各项公务活动尤其是高端活动日益增多,董事长经常会根据会议、论坛以及宴请不同主题随带不同领导出席。所陪同出席领导不仅仅是“拎包”、“倒水”,更不是我行我素,不讲规矩和原则。


    现就参加会议、论坛、宴请等进行再次规范和要求:


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【和粮集团-五常大米领军者

    一、陪同董事长外出注意事项


    1、会议前


    (1)提前与董事长进行充分沟通,了解出差目的和任务、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象,并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料、礼品等,携带证件、甚至相机等等,安排好领导的行程。


    (2)充分与董事长沟通,了解董事长对一些重要问题的基本看法,以便按领导意图及时提供服务,避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。


    (3)提前了解参加活动与主办方对接情况,座位、晚宴以及相关流程主要内容安排是否落实到位。


    (4)时间观念要强。随员在征求董事长意见后,要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动,随员都要提前做好准备,按时召集其他随行人员等候董事长,不能让董事长等其他人。


    2、会议期间


    (1)需提前准备开会需要的资料,自己应先了解会议背景、学习有关会议的内容,并对主要与会嘉宾、领导的简历或近期重要讲话内容进行整理,提前三天报董事长知悉。


    (2)如临近活动时间才通知,导致准备条件不具备,最晚提前三小时必须报董事长熟悉相关内容。


    (3)参会期间,务必做好会议记录,会议纪要在会议结束后3小时必须报董事长审定。


    (4)会议期间,陪同人员所坐位子必须在董事长目光所及之处,随时做好服务;还要做好照片采集、新闻通稿的采写以及主要领导电话等。


    (5)开会、宴请陪同领导时不允许随意接打手机或玩手机。3、会议结束


    主办方主要领导送董事长时,其他随行人员与主办方领导握手道别后,迅速上车,不拖拖拉拉,让主办方领导久立。


    二、陪同领导外出应注意的礼仪


    1、乘车行走


    (1)陪同领导行走时,随员应在领导后侧半步位置跟从。


    (2)让领导和客人先上车,自己后上。


    (3)要主动打开车门,并以手示意,待领导和客人坐稳后再关门。一般车的右门为上、为先、为尊,所以应先开右门,关门时切忌用力过猛。


    (4)注意乘车座位。一般是右为上,左为下。如果领导有坐副驾驶的习惯则另当别论。在到达目的地后,随员要提前下车为领导开启车门。陪同客人时,要坐在客人的左边。


    (5)乘电梯应遵循“先出后入”的规则,陪同领导乘坐电梯,若无人操作,随行者应先进后出,一边操纵电梯,若有人操作,随行者应后进先出。


    2、见面介绍、握手、交换名片


    (1)如果走访客户,应先把客户介绍给领导,如果对方领导是女士,则应先把领导介绍给对方。


    (2)如果拜访,如果对方身份较高,应先把领导介绍给对方。


    (3)和对方的距离合适时才可伸出手。


    (4)握手时双眼要正视对方,面露笑容。


    (5)男士与女士握手时,要待女士伸出手后方可伸手,握手时间不要过长。


    (6)与对方领导握手,以其职位由高到低为序。


    (7)交换名片时要双手接递,并说谢谢。接到对方名片时,不要立即收起,要先观看,以示尊重。


    3、就坐


    (1)参加会议时,除大型会议按桌牌就座外,一般要选择既非主要位置有别于与被陪同领导联络的位置就座;如果是圆桌会议,是坐在桌前还是后排,则视与会人员的具体情况而定。


    (2)就餐时,要分清主位、客位,把客位中主要位置让给领导,且要等双方主要领导就座后再入座;要注意安排好司机等随行的其他人员,不要造成遗漏。


    (3)会见时,主宾、主人席安排在面对正门位置,领导如果作为主宾座位应在主人右侧,随行人员则按职务高低在领导一侧就座。主方的陪见人在主人左侧按职务高低就座。


    4、言谈得当


    (1)商务活动要讲普通话,声音自然、清晰,音量、语速适中。


    (2)语言文明,不讲粗话。使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见”等礼貌用语。


    (3)在陪同领导外出时,说话非常重要,什么时候该说,什么时候不该说,该说时怎么说都有讲究。不该说时说了会失礼,该说时不说会误事。


    (4)当客户对本单位、具体情况询问时要及时为领导当好助手,作出补充,不能越俎代疱。


    (5)在领导与客户谈话时,可以根据具体情况插话,但一点要恰到好处,言之有物,大方得体。


    5、与领导的配合


    (1)如果客户与领导是有直接的关系。作为随从应该站在辅助的地位,和客户初次见面时应该亲切地寒暄,并且作适当的自我介绍。


    当客户和领导谈话时,应该细心地倾听。如果对方有问题问你,需要直接或间接地征询领导的意见,然后给对方以满意的回答。


    谈判过程中,如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈,要适时地从中打圆场。


    (2)如果是请领导访问自己所熟悉的客户。首先不要“越位”,应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场,使领导有许多讲话的机会。


    (3)陪同领导调研时,应对所调研的课题有所了解和思考,在领导发问后对不清楚的地方一定要问清楚、弄明白、记准确。


    (4)陪同领导赴宴时,要把握好说话的时机和分寸,不能抢话说、随意说,既不能无原则地、过分的恭维主客双方的领导,也不能目无领导、唯我独尊。宴会时,要给领导做好服务,对所


    交流主题及内容与会议要求一样,要提前做好准备。6、举止得体


    (1)随员的举手投足都应与自己的身份、所处场合相协调。在外活动时应坐有坐相、站有站相、走有走相。


    (2)如果是开会,在进入会场时应主动把手机调到振动档位,无论是参加会议还是随领导小范围谈话,原则上不要接打电话,一切以领导为中心,做好服务。


    (3)随领导参加重要会议或作讲话时,如无极特殊情况一般不能打搅领导;如确需及时向领导汇报要尽量压低声音,减少影响面和影响程度。


    7、衣着、发式等仪表仪容


    (1)着装应整齐洁净,衣冠端正,庄重大方。


    a.男士重要的商务活动要穿西服、打领带或穿其他正装;着装时要扣好钮扣,不得敞开外衣,卷起裤脚、衣袖,领带须系正,皮鞋要光亮。


    b.女士要穿职业套装,鞋跟高低适中,袜口不得露在裙角或裤角之外。


    (2)从事商务活动前,随行人员必须整理仪表,包括着装、仪容。


    (3)与人交往热情、友好,不卑不亢。8、适时“进”与“退”


    (1)在陪同领导外出参加会议、会谈时,要确定自己是否应该在场,如不需参加时,则应要弄清自己应在驻地还是在场外等候。


    (2)如属领导的小范围谈话,要根据实际情况及时作出判断自己是否需要回避。


    一般来说,领导在会后或宾馆住地等的小范围谈话,可能要说


    一些不宜公开的话和知心话,这时随行人员应该礼貌的为领导沏上茶水,作一些简单的服务性工作后适时退出。


    有时本来是研究探讨某个问题,自己应当在场,但当领导们说起一个自己不应了解的话题时,也应有意识的退出一会儿,估计此话题已说完再返回。


    9、守口如瓶


    在陪同领导外出期间,领导与随行者之间谈论的话题和与其他人员之间谈话的内容,除领导明确表示让自己传达的之外,其它内容决不可随意透露,即使是餐桌上领导的玩笑话也不应随便向外人提及。


    10、会见和会谈


    (1)作为随员应在会谈与会见前要做好充分的准备工作。要掌握会谈人姓名、职务、会谈时间、地点、会谈顺序安排及有关事项。


    (2)如对方到领导下榻处拜访,则应以主人身份安排对方作为客人就座。


    (3)领导与对方会见(会谈)结束后,随员应陪同领导送对方至车前或门口握别。


    11、宴请客人


    (1)根据宴请的性质、目的、主宾的身份确定宴请规格、范围、时间、地点。


    (2)宴席前宾客到达时,随员应陪同领导到门口迎接。


    (3)按先女宾后男宾、先主宾后一般来宾的顺序,引宾客进入餐厅。


    (4)宴请要考虑主宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其他特殊要求。


    (5)桌次的高低以离主桌位置的远近而定,右高、左低、近高、远低。


    (6)同一餐桌上席位的高低,以离主人的远近而定。


    (7)通常对门口或居中的桌是主桌,主桌对门口或居中的位置是主人位置。


    (8)一般情况下,第一主人的右边是第一主宾。


    (9)宴席中,以领导与第一主宾交谈为主,随员不要主动提话题,不要随便插断领导与第一主宾的交谈。


    (10)宴会中要文明敬酒、理智饮酒,正式场合只喝本人酒量的1/3。文明进餐,不发出不雅声响。


    (11)用餐时不要趴在桌子上,不要大声喧哗。


    以上规定,请各部门一把手及中高层认真学习、落实。如有不清楚事宜,可将问题向集团行政提出,行政安排具体培训。


    集团行政负责对会议、接待等相关要求、规范的落实检查,对未按制度规范执行的领导进行严肃处理。


    特此通知。

    和粮农业集团    2019年2月12日

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